Архивиране на цифров документ срещу физически архив: Кое е по-добре?
Архивирането на документи- физически или цифрово, е популярна тенденция в света на бизнеса. Първоначално архиви се съхраняваха само в библиотеки. Днес търговските предприятия, правителствените агенции, университетите, организациите с нестопанска цел и религиозните организации поддържат архиви на своите документи.
Обикновено типа документи, съдържащи се в архива, зависи от типа организация, която ги поддържа. Докато държавните агенции съхраняват архивите на своята история, университетите поддържат архиви на своето изследване, а бизнесите поддържат архиви на своите финансови транзакции. Фирмите, които са част от правния, медицинския или финансовия сектор, трябва да поддържат архиви с обширни записи.
Какво представляват архивирането на документи?
Физическите архиви обикновено се отнасят до процеса на архивиране на хартиени документи. Въпреки това, архивирането на важна информация като формуляри, медицински досиета, правни документи, клиентски файлове или документи на конференцията в хартия може да не е добра идея. Хартията не може да се съхранява за дълъг период от време и неща като влага, плесени, мухъл или неправилно боравене могат да унищожат вашите важни данни.
Няма гаранция, че хартията може да оцелее дори за кратък период от време. Поради краткия живот на хартията, през 80-те години на миналия век са били изобретени микрофори (микрофилми и микрофиши). Микроформите са по-трайни от хартията, но поради малкия си размер, те могат лесно да бъдат повредени. Друг недостатък на използването на микроформите е, че те изискват обемисти съоръжения, за да видят информацията.
Какво представлява цифровото архивиране?
С изобретяването на скенер се създава архивиране на цифрови документи. Скенерите се използват за заснемане на цифрово изображение на документ, което може лесно да бъде съхранено на сървър или твърд диск. Най-голямото предимство на цифровото архивиране на документи е, че данните ви не могат да бъдат подправени. Също така, ще използвате само виртуално пространство. Като изберете цифрово архивиране, можете да премахнете необходимостта от поддържане на обемисти физически записи.
Когато сканирате документ, имате възможност да го запазите в различни формати на изображения, като PDF, JPEG, TIFF или BMP. Чрез използването на оптично разпознаване на знаци, сканиран PDF документ може да бъде направен текст за търсене. Това ще ви накара да извлечете конкретна информация по всяко време. Съхранението и предаването също са лесни, тъй като PDF документите могат да бъдат компресирани до много малък размер.
Чрез цифрово архивиране на вашите отчети за заплати, доказателства за доставки, HR отчети или лабораторни книги, никога няма да ви се налага да се притеснявате за загубата на вашата информация.
4 чудесни причини да прдпочетете цифровото архивиране на вашите данни:
Ако архивирането на документи не е една от основните ви компетенции, не е нужно да се безпокоите. Можете просто да възлагате архивиране на документи на доставчик на услуги. Аутсорсингът не само е рентабилен, но и може да ви помогне да спестите време и усилия, които могат да бъдат инвестирани в основните ви бизнес начинания. Ето четири предимства, които можете да използвате чрез аутсорсинг на архивиране на документи:
*Получете достъп до бързи и точни услуги за архивиране на документи на достъпна цена;
*Спестете от инвестициите в технологии за цифрова архивиране или инфраструктура;
*Съсредоточете се върху основния си бизнес, като същевременно сте сигурни, че експертите архивират вашите данни;
*Архивирайте информацията си в произволен формат по ваш избор.
