Когато се организира събитие извън ресторант или специализирана зала, храната е само една част от цялостната подготовка. Необходимо е да се предвиди къде ще бъде подредено менюто, как гостите ще се движат в пространството, къде ще оставят чашите си и дали ще има достатъчно места за обслужване. Именно в този момент кетъринг оборудването се превръща от допълнителен детайл в съществена част от организацията.
Една градина, офис, изложбена площ или частен имот могат да бъдат отлична локация за фирмен коктейл, рожден ден, сватба или друго събитие. За разлика от ресторанта обаче тези пространства невинаги разполагат с необходимите маси, сервизни зони и инфраструктура. Ако тези елементи не бъдат планирани предварително, дори добре подбраното меню може да се окаже трудно за сервиране и неудобно за гостите.
Оборудването трябва да следва формата на събитието
Няма универсален списък с оборудване, подходящ за всеки повод. Коктейл за правостоящи гости има различни нужди от сватбено тържество с места за сядане, а целодневна конференция изисква различна организация от вечерно фирмено парти. Затова първата стъпка е да се определи как ще се използва пространството и какъв ще бъде основният начин на обслужване.
При standing reception например коктейлните маси са особено полезни. Те позволяват на гостите да оставят чаша или малка чиния, без да е необходимо да има фиксирано място за всеки човек. При бюфетно обслужване по-важни са достатъчно големите маси за подреждане на храната и свободният достъп до тях. Ако събитието е на открито, към основните нужди могат да се добавят шатри и други елементи за защита от атмосферните условия.
Какво оборудване може да бъде необходимо
| Вид оборудване | Основна функция | Подходящо за |
|---|---|---|
| Коктейлни маси | Място за чаши и малки порции | Коктейли и фирмени събития |
| Бюфетни маси | Подреждане на храна и напитки | Самообслужване |
| Шатри | Защита от слънце и валежи | Събития на открито |
| Сервизни маси | Работна зона за персонала | По-големи мероприятия |
| Текстил и покривки | Завършен външен вид | Официални и частни поводи |
| Допълнителни помощни зони | Съхранение и организация | Продължителни събития |
Този списък е ориентировъчен, защото реалните нужди зависят от броя гости, менюто и характеристиките на локацията. При някои събития са достатъчни няколко коктейлни маси, докато при други трябва да бъде изградена почти цяла временна зона за хранене.
Коктейлните маси помагат за естественото движение на хората
Коктейлната маса изглежда като сравнително прост елемент, но разположението ѝ влияе върху начина, по който гостите използват пространството. Ако масите са твърде малко, хората започват да търсят случайни места, на които да оставят чашите си. Ако са прекалено много и са разположени в тесни проходи, могат да затруднят движението.
Добрата конфигурация оставя свободни маршрути между входа, хранителната зона и местата за напитки. Самите маси могат да бъдат разпределени така, че да създават малки естествени групи за разговор. Това е особено подходящо при корпоративни коктейли, където една от основните цели е гостите да комуникират свободно.
Бюфетът трябва да бъде достъпен, без да създава задръстване
Една голяма маса с красиво подредена храна може да изглежда впечатляващо, но при голям брой гости лесно се образува опашка. Ако всички трябва да започнат от един край и да преминат последователно през цялото меню, обслужването може да се забави значително.
При по-големи мероприятия понякога е по-практично храната да бъде разпределена в няколко точки. Студените хапки могат да бъдат на една маса, топлите предложения на друга, а напитките да бъдат отделени. Така потокът на хората се разпределя и гостите не се струпват в една зона.
Важно е и масите да бъдат разположени така, че персоналът да има достъп за допълване на храната. Ако сервизната зона е блокирана от гостите, всяко ново плато трябва да преминава през тълпата, което прави работата по-бавна и създава ненужно напрежение.
Шатрата е повече от резервен вариант при дъжд
При събитие на открито времето е фактор, който не може да бъде контролиран. Дори при добра прогноза силното слънце може да направи престоя на гостите неприятен, а кратък дъжд да създаде сериозни проблеми за храната и оборудването. Затова шатрата може да бъде полезна не само при валежи, но и като защитена зона през по-топлите месеци.
Размерът трябва да бъде съобразен с това какво точно ще се намира под нея. Ако шатрата защитава единствено хранителния бюфет, необходимата площ ще бъде различна от тази за цялото събитие. Трябва да се остави достатъчно пространство за движение, а не само да се изчисли колко маси физически могат да се поберат.
Транспортът е неразделна част от наемането на оборудване
Големите маси, шатри и другите елементи не могат просто да бъдат донесени заедно с няколко плата храна. Необходимо е да се планира транспорт, време за разтоварване и в някои случаи монтаж. Това означава, че достъпът до локацията трябва да бъде уточнен предварително.
При събитие в офис сграда например е важно да се знае има ли товарен асансьор и къде може да спре автомобилът за доставка. При частен имот може да има тесен вход или ограничен достъп за по-голям транспорт. Тези особености трябва да бъдат съобщени още при подготовката, а не когато екипът вече е на място.
Монтажът трябва да приключи преди пристигането на гостите
Най-добрият сценарий е основното оборудване да бъде готово достатъчно рано, за да остане време за подреждане на храната и финална проверка на пространството. Ако монтажът на масите или шатрата продължава в момента, в който пристигат първите гости, събитието започва с усещане за незавършена подготовка.
Трябва да има ясен времеви график: доставка на оборудването, монтаж, пристигане на храната, подреждане и началото на събитието. Колкото повече външни доставчици участват, толкова по-важна става координацията между тях.
Обслужващият персонал също има нужда от работно пространство
Гостите виждат основно красивата страна на кетъринга, но зад нея има постоянна работа. Платата трябва да се допълват, използваните съдове да се събират, напитките да се подреждат и част от храната да се съхранява до момента на сервиране. Ако персоналът няма подходящо място за тези дейности, всички процеси започват да се случват пред очите на гостите.
Дори малка сервизна зона извън основния поток може значително да подобри организацията. Там могат да се държат резервни съдове, салфетки и други необходими елементи. Подобна зона е особено важна при по-дълги събития, при които храната се сервира на няколко етапа.
Менюто и оборудването трябва да се планират едновременно
Няма смисъл първо да се избере сложен бюфет, а едва след това да се установи, че в помещението няма достатъчно пространство за неговото сервиране. По-разумно е още при обсъждането на менюто да се знае каква е локацията и какво оборудване вече има на място.
По-подробна информация за връзката между менюто, броя гости, оборудването, обслужването и транспорта може да се намери в пълното ръководство за кетъринг и организация на събития.
Silhouette Catering и цялостната подготовка на събитие
Silhouette Catering работи в областта на кетъринга за корпоративни и частни мероприятия и предлага не само различни категории храна, но и услуги, свързани с цялостната организация. Сред тях са кетъринг оборудване под наем, транспорт и обслужващ персонал, което позволява част от основните компоненти на събитието да бъдат координирани съвместно.
Това може да бъде практично при локации, които нямат собствена ресторантска инфраструктура. Вместо храната да бъде поръчана от една фирма, масите от друга и обслужващият екип от трета, различните нужди могат да бъдат обсъдени в общ контекст. Така промените в броя гости или формата на събитието по-лесно могат да бъдат отразени и в необходимото оборудване.
За контакт със Silhouette Catering са посочени адрес гр. София, кв. Лозенец, ул. Драгалевска 1, телефон 0888 97 76 76 и имейл info@silhouette.bg. При запитване за оборудване е полезно да бъдат дадени не само датата и броят гости, но и подробности за самата локация, достъпа и формата на събитието.
Не е необходимо да се наема повече оборудване, отколкото реално е нужно
При организацията понякога се създава усещането, че повече маси, по-голяма шатра и повече декоративни елементи непременно ще направят събитието по-добро. Това невинаги е така. Прекалено многото оборудване може да запълни пространството и да затрудни свободното движение.
Най-добрият подход е всеки елемент да има ясна функция. Ако гостите ще стоят прави, трябва да има достатъчно коктейлни маси, но не е необходимо да се осигурява седящо място за всеки. Ако мероприятието е кратко и изцяло на закрито, част от оборудването за външни събития очевидно няма да бъде необходимо.
Добре организираното пространство изглежда естествено и не кара гостите да се замислят къде да оставят чашата си или откъде да преминат. Именно тогава оборудването изпълнява истинската си функция – не да бъде център на вниманието, а да направи събитието удобно, подредено и лесно за обслужване.
